Tres oportunidades para hacer una reunión ineficaz

Hace unos días leí en el blog de cumclavis un post sobre la importancia de evaluar la eficacia de las reuniones. Os recomiendo su lectura.Y aprovechando la experiencia que tengo liderando reuniones (y de cagarla muchas veces), os voy a hablar de las oportunidades que tenemos de hacer una reunión ineficaz. No es que sea útil, pero ya dije en la presentación del blog que no me veía dando soluciones :-).

Está claro que durante la reunión puede pasar algo que lleve al traste la reunión. Pero también podemos “cagarla” antes o después de la reunión.

Los errores que he cometido antes de una reunión son, entre otros: no tener claros los objetivos, o no conseguir que los asistentes los tuvieran claros, no convocar a alguien imprescindible para la toma de una decisión, no llevar los temas suficientemente preparados uno mismo o alguno de los asistentes, no pedir al resto de personas que incluyan con antelación sus temas en la convocatoria  o que envíen al resto del equipo la información, etc.

Durante la reunión, los errores son más evidentes. El problema suele estar en la mala moderación de las intervenciones pero también en no escuchar activamente (e incluso, empáticamente), en no pedir que se escuche si no se está haciendo, en no asegurarnos de que se ha entendido todo, en permitir “protagonismos”, en no impulsar la participación de todo el equipo, en no centrar el tema y permitir “divagaciones” y alejarnos del tema.

Terminada la reunión, podemos salir muy contentos porque hasta aquí ha ido todavía bien: objetivo conseguido y compromisos adoptados. Pero todavía no está todo hecho. Podemos no cumplir esos compromisos o incluso no seguir su cumplimiento en las siguientes reuniones. Si sucede esto, todo el trabajo previo que se haya realizado no sirve para nada.

¿Qué otras cosas te ha pasado en una reunión que la ha hecho ineficaz? ¿Qué consejos darías para hacer una reunión eficaz?

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